Ringkasan

RINGKASAN

Dunia kini sedang menghadapi cabaran yang berterusan, ia tidak hanya mengenai teknologi yang berubah tetapi ia juga akan sentiasa membuat suatu evolusi dan inovasi berkaitan dengan aspek kemanusiaan disamping menjadi suatu cabaran kepada dunia (Drucker, Dyson, Handy, Saffo & Senge, 1997). Semua organisasi berkira-kira untuk menukar kepada pendekatan yang lebih sistematik didalam menguruskan manusia atau pekerja di syarikat mereka sebagai usaha untuk bersaing dengan orang lain bagi memenuhi permintaan pasaran. Menurut Porter (1990), sumber manusia adalah perkara yang paling serius untuk dikendalikan berbanding dengan organisasi dan fizikal. Pekerja adalah aset kepada organisasi dan untuk bersaing dengan orang lain, syarikat mesti menimbang dan membangunkan kualiti tenaga kerja yang tinggi, produk dan kualiti perkhidmatan, perbezaan produk dan inovasi teknologi.

Teknologi telah banyak mengambil ruang persekitaran perniagaan. Hampir keseluruhan proses pengeluaran dan penyimpanan maklumat yang dahulunya manual kini ditukar kepada automatik, manakala kaedah-kaedah berkomunikasi secara elektronik telah banyak diintegrasikan ke pejabat-pejabat pada masa kini. Persekitaran teknologi telah mengubah amalan perniagaan hari ini. Terdapat tiga proses yang digunapakai bagi membolehkan aktiviti-aktiviti sumber manusia dalam meningkat dan membangunkan sistem perkhidmatan dan pengurusan mereka untuk kegunaan pengurusan dan pekerja, sama ada secara tradisional atau transformasi. Proses pembangunan HR mempunyai fungsi bermula daripada proses tradisional dan manual kepada sistem tertentu yang ditubuhkan selepas era teknologi baru diperkenalkan. Ianya dapat mempertingkatkan lagi fungsi dan peranan HR didalam organisasi.

Dalam dunia globalisasi, terdapat banyak organisasi yang cuba untuk mempromosikan perniagaan mereka di arena tempatan mahupun antarabangsa bagi bersaing dengan orang lain, disamping cuba untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan dengan perniagaan yang mereka jalankan. Sebahagian daripada mereka mungkin menggunakan model global HRIS, antarabangsa dan multinasional atau terdapat sebahagian daripada mereka mungkin menggunakan model transnasional yang merangkumi kesemua tiga model mengikut kesesuaian organisasi mereka.

Globalisasi

Globalisasi.

Terdapat 3 model yang mempengaruhi Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS). Tiga model yang digunakan oleh kebanyakan organisasi tersebut adalah :-

1.      Model Multinational

Dalam model ini, sesebuah organisasi yang ingin mengamalkan sistem HRIS perlu untuk mempertimbangkan perbezaaan antara keperluan maklumat tempatan dan serantau. Organisasi juga perlu tahu tentang keperluan dan kehendak kepada organisasi lain yang berkaitan. Contohnya, seandainya sesebuah syarikat yang besar ingin memberi perkhidmatan terhadap syarikat yang lain, maka mereka perlu memastikan bahawa mereka mahir berkaitan dengan syarikat yang akan mereka salurkan produk mereka berdasarkan keperluan mereka yang berbeza-beza.

2.      Model global

Model Global memiliki ciri-ciri yang hampir sama dengan Model International tetapi Model International lebih menyepadukan operasi di seluruh dunia melalui pejabat yang berpusat di sebuah negara atau sesuatu tempat. Bohlander & Snell, (2007). Berdasarkan kepada pemahaman saya, model ini mengamalkan dan mengurus HRIS dengan membina sebuah sistem yang selaras agar semua organisasi dapat mengguna pakai sistem tersebut. 

3.      Model International

Menurut Bohlander & Snell, (2007) model International menggunakan kecekapan teras yang sedia ada untuk mengembangkan operasi ke pasaran asing. Model international boleh didefinasikan sebagai pembelajaran melalui memanfaatkan inovasi di seluruh dunia dan perkongsian pengetahuan. Contohnya sebuah organisasi memiliki sistem yang prihatin terhadap perbezaan tempatan dan serantau, tetapi pada masa yang sama, sistem tersebut boleh digunakan untuk semua.

Dalam transnational pula, terdapat tiga komponen yang merangkumi

1.      Global efisyen

Global efisyen bermaksud satu sistem yang mengamalkan peramalan terbaik dari seluruh dunia dan mereka menggunakan system ini untuk memastikan sistem maklumat mereka lebih efisyen.

2.      Fleksibiliti tempatan

Aspek ini bermakna fleksibiliti HRIS yang boleh organisasi tempatan gunakan untuk organisasi mereka. Ini bermakna mereka adalah prihatin terhadap keperluan mereka. Apabila responsif kepada keperluan mereka, maka memerlukan kepada kepelbagaian dan menghargai pelbagai perspektif.

3.      Inovasi dan perkongsian.

Pembelajaran dan perkongsian maklumat didalam organisasi. Dengan inovasi, mereka tidak hanya akan mengeluarkan produk dan servis mereka sahaja malahan proses mereka juga. Untuk berkongsi maklumat, mereka perlu menggunakan sumber yang terbaik agar semua organisasi dapat menggunakan maklumat tersebut dari internet. Melalui penggunaan internet, mereka dapat berkongsi segala maklumat dan kepakaran mereka dengan lebih mudah.

Pengurusan sumber manusia menjadi lebih global dan strategik, ianya menjadi lebih penting dan kritikal kepada organisasi. Walaupun tidak semua syarikat mengiktiraf, masih ramai yang mengagumi dan yakin terhadap sistem ini. Akibatnya, mereka melakukan banyak perkara yang berkaitan pengurusan sumber manusia dengan lebih berkesan. Global mengubah sifat syarikat melalui kewujudan program pampasan dan bilangan organisasi HRIS global yang ujud untuk mengendalikan isu-isu di seluruh dunia.  Masalah yang HRIS perjuangkan untuk membina sebuah sistem yang benar-benar global adalah suatu perkara yang penting sedangkan ia adalah mahal dan memakan masa. Ia memerlukan kerjasama dari semua aspek malah organisasi dengan pelbagai persekitaran, sistem undang-undang dan bahasa-bahasa dunia dalam amalan perniagaannya.

Rujukan
Mengglobalisasikan HRIS: Model Baru Rentas oleh Karen Beaman dan Alfred J. Walker, IHRIM Jurnal Oktober-Dis. 2000

Pesaing (Competitor)

Pesaing (Competitor).

Topik ini menerangkan bagaimana sistem maklumat boleh digunakan atau penting kepada organisasi dari aspek kelebihan pesaing.

Terdapat tiga peranan teknologi maklumat:-

• Untuk meningkatkan kecekapan proses secara ketara.

Apabila sesebuah organisasi menggunakan teknologi maklumat sebagai sistem utamanya, maka beban tugas dan masa kakitangan mereka dapat dikurangkan dan setiap tindakan yang dilakukan akan lebih cekap dan berkesan.

• Meningkatkan komunikasi

Dapat meningkatkan komunikasi dikalangan pekerja-pekerja, pesaing, pembekal dan lain-lain pihak yang berurusan dengan organisasi.

• Memudahkan kerjasama

Gabungan / rangkaian diantara beberapa organisasi yang lain dapat memudahkan sesebuah organisasi itu menjalin hubungan kerjasama yang baik untuk kepentingan kedua-dua belah pihak yang terlibat.

Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi atau memberi kelebihan terhadap daya saing. Diantaranya adalah persaingan dikalangan pesaing didalam industri itu sendiri, kehadiran peserta baru ke dalam industri dan pasaran, produk gantian yang boleh mempengaruhi segmen pasaran dan kuasa tawar-menawar oleh pembeli dan pembekal.

Penyertaan oleh organisasi baru dalam industri dan pasaran banyak mempengaruhi turun naiknya hasil jualan oleh pihak industri. Ini kerana pastinya akan ujud banyak saingan terutamanya bagi nilai dan kualiti produk yang ditawarkan oleh pesaing.

Wujudnya produk gantian yang boleh menguasai pasaran, bilamana pesaing menawarkan produk yang baru dan menarik pada harga yang lebih rendah . Gantian produk merupakan produk yang mempunyai fungsi yang sama tetapi dari jenama atau pengeluar yang berlainan. Oleh itu jika sesebuah organisasi tidak mampu untuk bersaing dengan pesaing mereka, maka sudah tentu mereka akan mengalami kerugian.

Kuasa tawar-menawar oleh pembekal dan pembeli juga amat mempengaruhi pasaran. Di dalam banyak keadaan, ia lebih memihak kepada pihak  pembekal. Ini kerana jika organisasi tidak memiliki kuasa atau kelebihan bersaing, maka pihak pembekal juga akan sering memanipulasikan keadaan dengan menawarkan bahan mentah pada harga yang lebih tinggi sehingga ia menyebabkan harga produk keluaran industri terpaksa dijual pada harga yang mahal. Situasi ini akan menyebabkan pembeli enggan meneruskan pembelian.

Terdapat lima kaedah atau strategi yang boleh digunakan untuk berdaya saing

             Kepimpinan Kos

Apabila organisasi dapat mereka cipta sesuatu produk yang lebih baik dan menarik, maka organisasi akan dapat mengaut keuntungan dengan cara mengurangkan kos pembuatan.

            Perbezaan strategik.

Organisasi yang strategik perlu dilihat berbeza daripada organisasi lain agar pelanggan yang bijak dapat memilih produk yang terbaik sebagai pilihan. Selain daripada itu, sesuatu produk hanya di perlukan di sesebuah tempat tapi ianya mungkin tidak sesuai di tempat yang lain. Oleh itu organisasi perlu bijak untuk menilai keperluan pengguna setempat untuk memasarkan produk mereka bagi mendapatkan keuntungan.

             Strategi Inovasi

Organisasi perlu untuk mengeluarkan produk yang berinovasi dan kelihatan lebih menarik serta lebih fleksibel untuk digunakan. Masyarakat kini semakin sibuk dengan kerjaya dan tidak mempunyai banyak masa untuk melakukan perkara yang kurang penting dan mereka memerlukan satu produk yang cukup inovasi untuk membantu kehidupan seharian mereka. Masyarakat hanya akan membeli sesuatu produk yang mepunyai pelbagai fungsi serta pilihan disamping melihat kewajaran memiliki produk tersebut berdasarkan harga dan kualiti yang ditawarkan.

             

Pertumbuhan strategik

Sebelum menjalankan sesuatu perniagaan, organisasi harus memikirkan bagaimana perniagaan tersebut boleh menembusi  pasaran global. Selain dari itu, penghasilan produk baru yang lebih kompetitif hendaklah difikirkan agar ianya dapat memenuhi keperluan pelanggan di seluruh dunia dari semasa ke semasa.

Perikatan strategi

Dengan menjalin atau menggabungkan sesuatu organisasi dengan organisasi yang lebih besar juga dapat mempertingkatkan kuasa dan daya saing dalam pasaran global. Organisasi dapat memantapkan penghasilan produk keluarannya disamping menimba pelbagai pengalaman dari rakan kongsinya. Apabila pergabungan itu berlaku, kedua-dua pihak bukan sahaja boleh berkongsi keuntungan, bahkan mereka juga boleh mendapat pengetahuan, kemahiran, kepakaran, kemudahan dan sebagainya daripada rakan kongsinya.

Reference

E.W.T. Ngai and F.K.T. Wat (2006). Huamn Resource Information Systems: A Review and Empirical Analysis. Personal Review. Vol. 35 No.3, pp. 297-314.

Namchul Shin (2001). Strategies for Competitive Advantage in Electronic Commerce. Journal of Electronic Commerce Research, Vol. 2, No. 4, pp. 164-171.

Porter, M. (2001). Strattegy and the Internet. Harvard Business Review. Pp. 62-78

(627 Words)

Pengenalan Kepada Sistem Maklumat Sumber Manusia. (HRIS)

Pengenalan Kepada Sistem Maklumat  Sumber Manusia. (HRIS)

Terdapat banyak aspek-aspek perubahan yang berlaku terhadap sesebuah organisasi apabila suatu teknologi baru dilaksanakan. Pada dasarnya, ia berubah untuk menjadi agen penambahbaikan atau yang lebih baik. Berdasarkan pengajaran dan pembelajaran yang berlangsung di dalam kelas oleh Dr. Nur Naha Binti Abu Mansor, Sistem Maklumat Sumber Manusia merupakan sebuah komponen, aktiviti dan sebagainya. Melalui pembelajaran yang berlangsung jua dijelaskan bahawa, sistem maklumat akan menyalurkan data input yang kemudiannya di proses untuk menjadi data output. Contohnya seperti merekod data cuti tahunan dan gaji pekerja. Sistem maklumat akan memproses data yang dimasukkan dan seterusnya mengeluarkan laporan cuti tahunan atau gaji sebagai output. Selain itu, terdapat juga 3 fungsi utama bagi kegunaan sistem didalam sumber manusia iaitu;

1.      Menjalin kerjasama strategik dengan perniagaan lain,

2.      Pusat rujuk atau  pakar dalam bidang sistem maklumat dan

3.      Pusat Perkhidmatan dan pentadbiran.

Apabila sesebuah sistem telah dikemaskini, maka maklumat yang disalurkan kepada pengguna merupakan data yang boleh dipercayai dan diguna pakai oleh semua pihak. Organisasi boleh mengakses dan di akses bukan sahaja oleh pengguna tempatan malahan juga yang diluar organisasi. Selain dari itu, suatu perubahan teknologi juga boleh menjadikan organisasi lebih efisyen untuk menyampaikan maklumat kepada organisasi yang lain dengan cekap. Konsep sistem maklumat ini lebih memberi fokus terhadap 4 aspek iaitu;

1.      teknologi

2.      aplikasi,

3.      pembangunan dan

4.      pengurusan.

Menurut Nel (2004), HRIS mengandungi empat komponen termasuk ‘hardware’, ‘software’, data dan juga ‘users’. ‘Hardware’ merupakan bahagian fizikal komputer seperti papan kekunci, pencetak dan sebagainya. ‘Software’ pula merupakan program untuk memastikan komputer dapat berfungsi. Antara contoh ‘software’ adalah seperti perisian ‘windows’, perisian anti virus dan lain-lain. Data merupakan maklumat yang biasanya terformat dengan cara yang lain. Akhirnya, ‘users’ merujuk kepada mereka yang menggunakan komputer. Secara keseluruhan konsep ini merupakan gabungan yang sangat rapat diantara satu sama lain kerana tanpanya seluruh sistem maklumat menjadi tidak begitu berkesan. Teknologi pula terdiri daripada perkakasan, perisian dan sebagainya, manakala aplikasi lebih menjurus kepada bagaimana cara kita menggunakannya.

Sistem Maklumat Sumber Manusia sangat penting kepada setiap organisasi. Pada pengamatan saya, HRIS dapat menjadikan tugas  seorang pengamal HR menjadi lebih mudah. Sistem ini dapat menyimpan dan menjana data bagi setiap pekerja di organisasi dengan cepat dan pantas.  Penggunaan sistem ini lebih baik berbanding dengan sistem manual kerana, sesuatu maklumat atau data yang diperlukan dapat dikemaskini, simpan atau diguna semula oleh mereka yang memerlukan  dengan lebih mudah dan selamat disamping menjimatkan masa serta kos. Selain itu, sistem ini juga dapat menyediakan perancangan, membuat keputusan, mengawal dan lain-lain fungsi sumber manusia secara lebih efisyen dan efektif.

Kebiasaannya, Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) juga digunakan bagi tujuan menyedia dan mengumpulkan maklumat untuk :-

·         Pengurusan dalam semua maklumat pekerja.

·         Laporan dan analisis maklumat pekerja.

·         Dokumen syarikat berkaitan sebagai buku panduan pekerja, prosedur pemindahan kecemasan dan garis panduan keselamatan.

·         Faedah pentadbiran termasuk pendaftaran, perubahan status, dan mengemaskini maklumat peribadi.

·         Integrasi lengkap dengan gaji dan syarikat lain perisian kewangan dan sistem perakaunan.

Sebelum ujudnya sistem HRIS ini, semua data-data HR perlu terlebih dahulu disimpan menggunakan fail dan semua data pekerja direkod secara manual. Ketika itu peranan HR tidak terlalu banyak sepertimana di era baru ini. Seiring dengan perkembangan teknologi yang berlaku banyak proses transformasi dibuat sehingga peranan sistem HR telah dipertingkatkan didalam setiap aktiviti-aktiviti urus niaga. Antara lain fungsi HR pada masa kini ialah merangka program latihan, pembangunan kerjaya, hubungan pekerja dan lain-lain lagi. Selepas perang dunia berakhir, hampir semua organisasi telah diperkenalkan dengan teknologi baru, mereka kini mula bersaing dalam menggunakan sistem HRIS dan mengembangkan fungsi serta peranan HR secara lebih meluas.

Rujukan: http://humanresources.about.com

Beckers, A.M. and Bsat, M.Z. (2002), “A DSS classification model for research in human resource information systems”, Information System Management, Vol. 19 No. 3,  pp. 41-50.

E.W.T. Ngai and F.K.T. Wat (2006). Huamn Resource Information Systems: A Review    and Empirical Analysis. Personal Review, Vol. 35 No.3, pp. 297-314.

PS Nel, PS van Dyk, GD Haasbroek, HB Schultz, T Sono and A Werner (2004). Human  Resources Management, 6^th edition. Southern Africa: Oxford University Press.

657 Words

PENGENALAN DIRI

Salam sejahtera kepada pembaca blog yang dihormati sekalian, Saya Haris Fadzilah Bin Abu Bakar. Dilahirkan di Johor Bahru, Johor pada 15 April 1972 dan kini berumur 39 tahun. Bekerja di Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Johor dan kini bertugas di Bahagian Keselamatan & Pasport, Johor Bahru sebagai pegawai penyelia. Telah berkhidmat menabur bakti kepada negara semenjak tahun 1991.

Saya merupakan seorang pelajar tahun 3 kursus (SHR) Fakulti Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia, Universiti Teknologi Malaysia, Skudai dan menuntut di dalam jurusan Ijazah Sarjana Muda Sains (Pembangunan Sumber Manusia). Saya belajar secara separuh masa iaitu pada setiap hari Sabtu dan Ahad sebagai memenuhi keperluan pengajian saya. Saya seorang yang optimis dan sentiasa positif didalam setiap perkara yang saya lakukan. Tujuan saya belajar adalah kerana untuk mempertingkatkan pengetahuan dan taraf kehidupan serta pekerjaan saya bagi memenuhi keperluan hidup saya sehari-hari.

Saya sangat berminat untuk mendalami ilmu berkaitan sumber manusia kerana bagi saya setiap bidang kerja perlu mempunyai elemen-elemen yang merangkumi hubungan kemanusiaan bagi melengkapkan proses pekerjaan tersebut. Justeru itu, subjek Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) yang saya pelajari didalam pengajian ini telah dapat membantu saya untuk lebih memahami tentang kesan dan peranan teknologi dalam hubungan sumber manusia dengan lebih baik dan sempurna bagi melengkapkan urusan pekerjaan saya.